HR Outsourcing-ul se refera la externalizarea anumitor activitati care tin de functia de resurse umane a unei companii. Activitatile care se aleg a fi externalizate sunt in functie de afacerea gestionata sau de cat de mult control se doreste a se avea asupra functiei de Resurse Umane.
De cele mai multe ori, companiile apeleaza la outsourcing pentru activitati care presupun administrarea salariilor, creand posibilitatea de a se concentra mai mult pe aspecte cheie ale afacerii si asupra activitatii generale in organizatie sau pe alte activitati importante desfasurate in cadrul departamentului de Resurse Umane (cum ar fi recrutarea si selectia de personal, motivarea si comunicarea la nivel organizational, strategii de gestionare a personalului etc.)
Outsorcing-ul este folosit pentru mai toate activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentului de resurse umane, mai ales in cazul firmelor mici sau firmelor care nu au resurse interne suficiente, specializate, care sa efectueze intern aceste activitati. Cele mai frecvente activitati externalizate sunt cele de calcul si administrare a salariilor (Payroll services) sau de leasing de personal.
Serviciile de Payroll sunt prestate de companiile specializate in asemenea servicii, acestea fiind un departament extern de Payroll care se ocupa de calculul si administrarea integrala a salariilor pentru angajatii unor companii client.
Serviciile de leasing de personal sunt servicii prestate de companii specializate, care actioneaza ca angajator pentru personalul ce isi desfasoara activitatea pentru ompanii client. Potrivit legii, acest concept presupune ca agentul de munca temporara pune la dispozitia unei companii un salariat angajat prin contract de munca temporar. Acest tip de munca temporara se poate face doar in doua situatii: fie cand angajatii pleaca in concediu, fie cand firma are nevoie de forta de munca sezoniera. De asemenea, clientii trebuie sa cunoasca faptul ca un contract de munca temporara are aceeasi valoare ca si contractul pe durata nedeterminata, acorda vechime in munca si impune aceleasi obligatii financiare, atat angajatorului, cat si persoanei angajate. Leasing-ul de personal a devenit o forma de utilizare a fortei de munca tot mai des intalnita in Romania, in special datorita intrarii pe piata a companiilor multinationale cu activitati fluctuante, care au angajat personal pentru a acoperi perioadele aglomerate de vanzari (in timpul sarbatorilor de Pasti sau de Craciun). Cazurile (cele mai relevante) in care se poate apela la leasingul de personal sunt:
• numar redus de angajati: situatie deseori intalnita la companiile multinationale, datorita politicilor interne;
• numar insuficient de angajati: pe perioada concediilor de odihna sau a celor medicale sau promovari si schimbari organizatorice. Durata mare de timp pana la aprobarea unui nou post: desi nevoia unui nou angajat este deseori urgenta, aprobarea unui nou post poate dura destul de mult;
• restrictii de buget: de regula, acestea se aplica la bugetele pentru salarizare sau alte categorii, mai putin la bugetul pentru servicii subcontractate, adica exact bugetul unde se incadreaza colaborarea cu o astfel de societate specializata.
• resurse interne insuficiente sau inadecvate: pot insemna fie lipsa unui Departament de Resurse Umane, fie resurse insuficiente alocate acestui departament pentru a face fata unui volum mare de munca necesar unor proiecte pe durata determinata.
• Angajarea pe durata de proba: este o modalitate destul de frecvent solicitata de unii clienti de a testa abilitatile si competentele unor viitori angajati, prin intermediul societatilor de leasing, pe parcursul perioadei de proba, ca apoi sa ii angajeze pe propriul stat de plata.
Avantajele HR outsourcing-ului
1. Posibilitatea companiei de a se concentra asupra activitatilor cheie.
2. Posibilitatea de a bugeta si urmari mai usor cheltuielile pentru anumite activitati administrative.
3. Reducerea riscurilor legate de aplicarea corecta a tuturor schimbarilor legislative, ca urmare a apelarii la serviciile unor companii specializate si acreditate in domeniul resurselor umane.
4. Cresterea productivitatii si simplificarea procesului de administrare a personalului salariat.
5. Economie de timp si bani.
6. Flexibilitate constanta in functie de cerintele companiei client prin intocmirea de situatii si rapoarte in formatul agreat de parti.
Este foarte greu de aplicat doar metoda de outsourcing sau doar pe cea de insourcing intr-o organizatie, ceea ce implica folosirea impreuna a acestora, completandu-se reciproc.
